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January 23, 2013

VDR: „Nachweiserbringung von Dienstreisen ist eine Zumutung“ – Geschäftsreise-Verband kritisiert Bürokratie bei der Befreiung von der „Bettensteuer“ in Hotels

(Frankfurt/Main, 23. Januar 2013) Der Geschäftsreise-Verband VDR hat sich noch einmal an den Deutschen Städtetag und an die Bürgermeister von Hamburg und Köln gewandt, um eine vereinfachte Nachweiserbringung von Dienstreisen zu fordern. Reisende, die dort beruflich übernachten, müssen im Hotel in einem komplizierten Verfahren nachweisen, dass sie nicht privat unterwegs sind, um von der sogenannten Bettensteuer, der kommunalen Übernachtungssteuer, befreit zu werden.

„Wir stehen seit Sommer 2012 in einem Erfahrungsaustausch mit dem Deutschen Städtetag. Weil Städte wie Hamburg und Köln jetzt eine äußerst aufwändige Nachweiserbringung durch die Geschäftsreisenden fordern, müssen wir noch einmal eingreifen“, sagt Daniela Schade, Mitglied im VDR-Präsidium.

Bettensteuer-Formel: Ein Hamburger Politiker berechnet so die Matratzen-Maut

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Hotels in Hamburg und Köln müssen von Geschäftsreisenden eine Bescheinigung des Arbeitgebers verlangen, die zeigt, dass dessen Übernachtungen an einem bestimmten Termin zwingend erforderlich sind. Schon jetzt haben Hamburg und Köln dafür zwei unterschiedliche Formulare. Der Geschäftsreise-Verband VDR befürchtet, dass jede Stadt oder Kommune, die dem Beispiel der Unterscheidung von Dienst- und Privatreise folgt, ebenfalls ein eigenes Formular auflegen wird. Darüber hinaus muss für jede Terminverschiebung oder -verlängerung ein neues Formular ausgefüllt und vom Arbeitgeber unterschrieben werden. Ist die Dienstreise bereits angetreten, muss jede Änderung wiederum durch den Arbeitgeber über ein neues Formular belegt und dann an das Hotel gefaxt werden.

„Die notwendige Nachweiserbringung und die Formularvielfalt ist ein unzumutbares Bürokratiegespenst, das einen unverhältnismäßigen prozessualen Aufwand auf Seiten der Unternehmen und der Hotels verursacht“, sagt VDR-Präsident Dirk Gerdom, hauptberuflich Chef des globalen Travel Managements bei SAP. „Die Übernachtungssteuer würde deutsche Unternehmen im Jahr insgesamt rund 120 Millionen Euro kosten – Geld, das dem Wirtschaftskreislauf direkt entzogen würde.“

Auf Hotelseite ist die Situation nicht besser: Die Angestellten an der Rezeption müssen die Unterscheidung zwischen Privat- und Dienstreise vornehmen und die Formulare überprüfen. Diese müssen als Beleg durch das Hotel aufbewahrt werden. „Das Gelsenkirchener Verwaltungsgericht hat die Vorschrift bereits für rechtswidrig erklärt, weil die Hoteliers zu Steuergehilfen der Stadt gemacht würden, ohne dass sie eine rechtliche Handhabe hätten, um die notwendigen Angaben vom Hotelgast zu bekommen“, fügt Daniela Schade hinzu. „Zudem sprechen aus unserer Sicht auch datenschutzrechtliche Gründe gegen eine Unterscheidung durch die Hotel-Rezeptionisten.“

Der unverhältnismäßig hohe Aufwand der Nachweiserbringung steht im deutlichen Gegensatz zu den Bemühungen des Bundeswirtschaftsministers, Abläufe in Unternehmen und Verwaltungen zu entbürokratisieren. „Hatten die VDR-Mitgliedsunternehmen die sogenannte Bettensteuer bisher lediglich als Verteuerung gesehen, werden sie den zusätzlichen prozessualen Aufwand nicht ohne Widerstand hinnehmen“, prognostiziert VDR-Präsident Dirk Gerdom. „Die Konsequenzen werden sein, dass zunehmend Ein-Tagesreisen durchgeführt und so Übernachtungen vermieden werden oder dass die Travel Manager ihre Reisenden gezielt auf andere Städte umsteuern.“

Der VDR fordert die Städte und Kommunen auf, die Abgrenzung der Geschäfts- von der Privatreise zu vereinheitlichen. Die Unterscheidung sollte ausschließlich über die Erfassung der Firmenadresse in dem Anmeldebogen des Hotels erfolgen. Das Verfahren ist ohnehin steuerrechtlich vorgesehen, da die Rechnungslegung bei einer geschäftlich veranlassten Übernachtung an die Firmenadresse erfolgen muss. „Diese Unterscheidungsmöglichkeit ist die einzige praktikable und unbürokratischste“, sagt Daniela Schade.

44 neu zertifizierte Geschäftsreise- und Tagungshotels
Der VDR hat im vergangenen Jahr 44 Hotels neu als Geschäftsreise- bzw. Tagungshotels zertifiziert. Die Zahl der Hotels, die die Prüfung als Certified Business oder Certified Conference Hotel erfolgreich absolviert haben, ist somit zum Ende des Jahres 2012 auf 365 gestiegen. Auch das neue Zusatzmodul im Bereich Nachhaltigkeit, „Certified Green Hotel“, hat sich schnell im Markt etabliert. Seit der Einführung im Herbst 2011 tragen bereits 63 Häuser das Siegel, das ihnen eine nachhaltige Ausrichtung bescheinigt. Weitere 28 Hotels sind angemeldet und befinden sich derzeit in der Prüfungsphase.

„Unser starker Partner BTME hat es ermöglicht, die Hotelzertifizierung 2012 weiter in Richtung Erfolg zu fahren“, sagt Daniela Schade, im VDR-Präsidium zuständig für die Hotelzertifizierung. „Seit Jahren steigern wir beständig die Zahl der zertifizierten Hotels. Und das ist auch gut so, denn die Auszeichnungen helfen buchenden Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen. Zeit, weil sie sich auf das Urteil des erfahrenen Praktikers verlassen kann, der das Haus geprüft hat. Geld, weil die Prozesskosten verringert werden. Die Zertifikate sichern nämlich zu, dass das Hotel unter anderem professionelle Angebots- und Abrechnungsprozedere einhält.“

Die Prüfung der Hotels erfolgt durch Experten aus der Praxis – Geschäftsreiseplaner, Einkäufer und Veranstaltungsplaner. Als Prüfer sind derzeit unter anderem Ralf Kreische von der Telekom, Markus Nowara von Siemens, Holger Leisewitz von Beiersdorf und Annette Trautmann von ZF Friedrichshafen im Einsatz. „Ein VDR-zertifiziertes Hotel können wir unseren Mitarbeitern jederzeit empfehlen, da es die Bedürfnisse eines Geschäftsreisenden kennt und berücksichtigt“, sagt Trautmann.

„Die insgesamt über 20 Prüfer nehmen mit dem Wissen um die besonderen Bedürfnisse der Zielgruppen eine sehr praxisnahe Prüfung vor“, sagt Till Runte, Geschäftsführer von BTME Certified GmbH & Co. KG, die die Hotelzertifizierung betreibt. „Die Relevanz der VDR-Hotelzertifizierung liegt in der Aussagekraft für alle buchenden Personen. Das Zertifikat sagt mir, hier war ein Fachmann vor Ort und hat das Haus auf Herz und Nieren geprüft.“

Immer mehr Firmen setzen auf die VDR-Zertifikate als Auswahlkriterium für ihre Reisenden. So auch die DZ BANK Gruppe, die die Zertifikate in ihrem firmeneigenen Buchungstool ganz oben anzeigen lässt. Die Beiersdorf AG in Hamburg hat die Zertifikate in ihre Hotelanfragen eingebaut. Und auch die VDR-Standardinstrumente zum Einkauf von Hotel- und Veranstaltungsleistungen verweisen auf die Certified-Siegel.

Im kommenden Jahr wird die VDR-Hotelzertifizierung das Thema Langzeitaufenthalte angehen. Eine entsprechende Arbeitsgruppe wird die Prüfkriterien für die alternative Übernachtungsmöglichkeit für Geschäftsreisende aus der Perspektive des Gastes entwickeln. Die Einführung ist für 2014 geplant.

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